Contrato de encargo del tratamiento de datos personales
(Artículo 28 del Reglamento (UE) 2016/679, RGPD)
Partes
- Responsable del tratamiento («el Hotel»): la empresa o profesional titular de la cuenta del hotel en ParkingHoteles, identificado con la razón social y el NIF o CIF que facilita al contratar.
- Encargado del tratamiento («ParkingHoteles»): Hugo Álvarez de las Heras, NIF 27394076H, con domicilio en Pago de Urenda 56, 18640 Padul (Granada), España.
Este contrato forma parte de las Condiciones del servicio. El Hotel lo acepta al darse de alta y se aplica mientras use el servicio.
1. Objeto
ParkingHoteles trata, por cuenta del Hotel, los datos personales necesarios para prestar el servicio de gestión de reservas de aparcamiento descrito en las Condiciones del servicio.
2. Qué datos y de quién
- Interesados: huéspedes y clientes del Hotel que reservan aparcamiento. (Los datos de las cuentas del personal del Hotel, la facturación y los registros de seguridad los trata ParkingHoteles como responsable, según su política de privacidad.)
- Datos: nombre, correo electrónico, matrícula, fechas de entrada y salida, número de habitación, vehículo eléctrico y solicitud de cargador, estado de la reserva, localizador, tarifa y precio aplicados, y notas internas del personal del Hotel.
- No se tratan categorías especiales de datos.
- Operaciones: recogida a través del formulario del Hotel o de la aplicación, registro, conservación, consulta, modificación, envío de correos al huésped en nombre del Hotel, copia de seguridad y supresión.
3. Obligaciones de ParkingHoteles
ParkingHoteles se compromete a:
- Tratar los datos solo para prestar el servicio y siguiendo las instrucciones documentadas del Hotel (este contrato, las Condiciones y la configuración que el Hotel hace en la aplicación), también en lo relativo a transferencias internacionales. Si cree que una instrucción infringe la normativa, avisará al Hotel.
- No usar los datos para fines propios ni comunicarlos a terceros, salvo a los subencargados del apartado 5 o cuando lo exija la ley. Si una autoridad le requiere datos del Hotel, se lo comunicará antes de entregarlos, salvo que la ley lo prohíba.
- Garantizar que quien acceda a los datos tiene un deber de confidencialidad.
- Aplicar las medidas de seguridad del apartado 4.
- Ayudar al Hotel a responder a los derechos de los interesados. Si un interesado se dirige a ParkingHoteles, le trasladará la solicitud al Hotel en un plazo máximo de 5 días hábiles.
- Avisar al Hotel sin dilación indebida, y en todo caso en un máximo de 48 horas desde que tenga conocimiento, de cualquier violación de seguridad que afecte a sus datos, con la información disponible para que el Hotel pueda notificarla si procede.
- Ayudar al Hotel, en la medida razonable, con las evaluaciones de impacto y consultas a la autoridad que le correspondan.
- Poner a disposición del Hotel la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este contrato y permitir auditorías razonables, previo aviso de 30 días y a cargo del Hotel.
- Llevar el registro de actividades de tratamiento como encargado, cuando le sea exigible.
4. Medidas de seguridad
- Conexión cifrada (HTTPS/TLS) en todo el servicio.
- Contraseñas guardadas solo como resumen seguro (no la contraseña).
- Separación lógica: cada hotel solo accede a sus propios datos.
- Copias de seguridad diarias cifradas (AES-256), verificadas tras cada copia y guardadas fuera del servidor principal, con aviso automático si fallan; procedimiento de restauración probado.
- Registros técnicos del servidor (fecha, página pedida y dirección IP) para detectar accesos indebidos.
- Acceso de administración restringido al titular.
5. Subencargados
El Hotel autoriza a ParkingHoteles a recurrir a estos subencargados:
| Subencargado | Servicio | Ubicación |
|---|---|---|
| Railway Corporation | Servidor y base de datos | Países Bajos (UE); empresa de EE. UU. |
| Resend, Inc. | Envío de correos | Envío desde Irlanda (UE); empresa de EE. UU. |
| Cloudflare, Inc. (R2) | Copias de seguridad cifradas antes de salir del servidor (el proveedor no tiene la clave) | Empresa de EE. UU. |
ParkingHoteles avisará al Hotel por correo, con al menos 15 días de antelación, de cualquier alta o cambio de subencargado. El Hotel podrá oponerse por motivos justificados; si no hay acuerdo, podrá resolver el contrato sin penalización. ParkingHoteles impondrá a cada subencargado las mismas obligaciones de protección de datos que asume en este contrato y seguirá respondiendo ante el Hotel del cumplimiento de esas obligaciones por el subencargado.
El soporte a los hoteles se da por correo electrónico y WhatsApp. Por esos canales no deben enviarse datos de huéspedes: si hace falta revisar una reserva, se hace dentro de la aplicación.
Las transferencias fuera del Espacio Económico Europeo se ampararán en el Marco de Privacidad de Datos UE–EE. UU., cuando el subencargado esté adherido, o en las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
6. Obligaciones del Hotel
- Disponer de una base legal para el tratamiento e informar a sus huéspedes, incluida la existencia de ParkingHoteles como encargado.
- Introducir en la aplicación solo los datos necesarios.
- Custodiar las credenciales de acceso de su personal.
- Supervisar el tratamiento, incluida la realización de auditorías razonables.
7. Fin del encargo
Al terminar el contrato, ParkingHoteles, a elección del Hotel, le entregará una exportación de sus datos en un formato de uso común (por ejemplo, CSV, preparada por el titular) o los suprimirá, en un plazo de 30 días. Las copias de seguridad se borran solas con la rotación de copias, en un máximo de 4 meses, y mientras tanto no se usan salvo para restaurar el servicio. Podrán conservarse bloqueados los datos necesarios para atender responsabilidades legales mientras estas puedan existir.
8. Responsabilidad
La responsabilidad de cada parte frente a la otra por este contrato se rige por la cláusula de responsabilidad de las Condiciones del servicio, sin perjuicio de lo que establezca imperativamente la normativa de protección de datos frente a los interesados y las autoridades.
9. Duración
Este contrato dura lo mismo que el contrato del servicio. Las obligaciones de confidencialidad y las del apartado 7 continúan después.
Aceptado electrónicamente por el Hotel al darse de alta en ParkingHoteles. ParkingHoteles guarda la fecha de la aceptación. Si el Hotel lo prefiere, puede pedir una copia firmada a info@parkinghoteles.com.